전염병 확산으로 기업들의 재택근무가 늘었다. 이제는 재택근무가 공공의 안전을 위한 최소한의 매너처럼 여겨지지만, 재택근무가 불가능한 기업들도 있다. VPN(가상사설망) 설치가 어려운 중소기업들인데, 작은 회사들에게는 클라우드 플랫폼이 대안으로 떠올랐다. 코로나가 전국적인 재택근무 열풍을 반강제로 일으키며, 재택근무에 필요한 툴도 덩달아 주목받고 있다. 대기업을 넘어 중소기업까지 코로나 사태 이후 클라우드와 VPN 등은 필수처럼 자리하지 않을까? 조심스레 추측해본다. 코로나 사태 이후 업무 효율성을 높이기 위해 어떤 툴들이 시장에 자리할지 예상해본다.
얼마 전 미팅이 있어 공유 사무실을 방문한 적이 있다. 평소 활발하게 사람이 오가던 공유 사무실 로비의 카페는 스태프 외에는 사람이 드물었고 개별 사무실도 빈자리로 가득했다. 대부분의 입주 업체가 재택근무로 전환한 듯했다. 활기찬 공유 사무실의 분위기는 온데간데없었다. 전 세계가 코로나19 바이러스의 공포에 휩싸였다.
영화 <컨테이젼>에서 보던 혼란이 현실에 그대로 이어졌다. 하지만 이게 끝이 아닐 수도 있다. 전 세계가 하루 생활권으로 들어오고 교류가 활발해지면서, 또 지구온난화로 인해 미지의 바이러스가 출현할 가능성이 높아지면서 팬데믹 상황이 늘어날 것으로 전문가들은 예견한다. 그러나 정작 문제는 인류라는 종의 멸종에 대한 공포보다는 바이러스의 확산 우려로 교육이나 업무 현장이 원활하게 돌아가지 못한다는 공포다. 이번 코로나19 사태에서도 많은 기업들이 재택근무를 실시했는데 원격근무 가이드가 전무한 회사나 인프라 구축이 안 된 기업들은 속수무책이었다. 심지어 국내의 세계적인 IT 회사 역시 VPN 회선이 부족해 돌아가면서 재택근무를 하는 촌극이 벌어지기도 했다. 다만 이런 혼란은 기존에 우리가 겪어보지 못한 상황이기 때문에 당연히 생길 수밖에 없다. 그러나 많은 기업들이 이런 상황에 대비해야 하는 시기가 왔다. ‘포스트 코로나’ 이후로 어떤 변화가 생겨날까?
우선 전 세계적으로 ‘비접촉 비즈니스’가 더욱 각광받을 것이다. 비접촉 비즈니스는 대표적으로 온라인 쇼핑이나 온라인 은행, 원격의료 같은 서비스 등을 뜻했다. 현재도 이런 서비스는 오프라인 경제를 위협하며 성장을 거듭하고 있다. 그러나 이번 사태로 인해 더 크게 성장할 가능성이 높다. 여기에 온라인 교육이나 원격근무 등에 대한 솔루션이 적극적으로 개발될 가능성이 높다.
온라인 교육이나 원격근무의 핵심은 우선 VPN이다. VPN은 외부에서도 회사 네트워크에 접속하는 솔루션으로 회사의 그룹웨어나 결제 시스템에 접근할 수 있기 때문에 집에서도 VPN에 접속만 하면 모든 업무를 처리할 수 있다. 문제는 회선의 숫자다. 일반적으로 모든 인원이 재택근무를 한다는 가정하에 VPN을 구축하지 않으므로 회사 인원의 100분의 1이나 10분의 1 정도만 접속이 가능하도록 구축한 경우가 많다. 따라서 앞으로는 회사 인원에 맞게, 또는 그 이상으로 근무가 가능하도록 증설해야 할 필요가 있다. 그러나 VPN 구축이 어려운 회사나 막 시작하는 스타트업에게는 클라우드 기반의 상용 협업 툴이 더 효과적이다. 물론 VPN이 있더라도 그룹웨어에서 지원하지 못하는 기능이 있거나 불편한 점이 있어도 쓰기 좋다. 대표적인 협업용 클라우드 솔루션은 구글 지스위트, 슬랙, 잔디, 콜라비, 빠띠 그룹스 등이 있다. 구글 지스위트(G Suite)는 지메일과 지드라이브, 캘린더 등의 각종 구글 서비스와 연동되므로 영업직 등에게 특히 효율적이다. 또한 구글 문서를 통해 개인 또는 공동 작업을 할 수 있어 스마트폰, 노트북, 태블릿 등 어떤 단말기로도 손쉽게 업무를 공유할 수 있다.
슬랙(Slack)은 스타트업이 주로 사용하는 협업용 메신저다. 팀원이 실시간으로 의견을 주고받을 수 있기 때문에 효율적이고 다양한 채널을 만들어 팀원이나 특정 인원, 또는 공동 커뮤니케이션 등 다양한 활용이 가능하다. 잔디(Jandi) 역시 슬랙과 거의 비슷한 기능을 제공하는 협업용 메신저 서비스다. 슬랙의 한국판이라고 보면 될 듯하다. UI나 서비스에서 국내에 개발사가 있으므로 한국 특성에 잘 맞는 장점이 있다.
콜라비(Collabee)는 메신저형 협업 툴이 아닌 이슈형 플랫폼이다. 주로 다양한 프로젝트를 수행하는 회사에게 잘 맞는다. 조직이나 프로젝트별로 섹션을 만들고 섹션별로 업무나 아이디어를 공유할 수 있다.
빠띠 그룹스(Parti Groups)는 직장뿐만 아니라 학교나 단체에서도 쓰기 좋은 솔루션이다. 주제별이나 이슈별로 채널을 개설해 다양한 의견을 나눌 수 있고 투표 기능이 있어 민주적 결정이 필요한 단체에 적합하다. 의사 결정 과정에 모든 기록이 남기 때문에 새로운 구성원이 합류하더라도 적응이나 인수인계가 쉬운 장점이 있다.
이런 협업 툴이 있다고 해도 직원 개개인이 클라우드 웹하드에 파일을 저장하는 것이 좋다. 회사 VPN에 접속이 불가하거나 자신의 컴퓨터에 중요한 자료가 있다면 부득이하게 출근을 할 수밖에 없다. 따라서 평소에 모든 파일을 클라우드로 옮기는 과정이 필요하다. 클라우드 서비스 중에 유명한 것은 구글 드라이브, 드롭박스, 원드라이브를 꼽을 수 있다.
구글 드라이브는 앞서 말했듯이 구글 지스위트와 연동되므로 구글 지스위트를 협업 툴로 쓸 때는 구글 드라이브를 활용해 문서나 파일을 저장해두면 편리하다. 회사 사람이 아닌 외부 사람과 파일을 공유하기도 편리하며 스마트폰에 기본으로 내장된 점도 편리하다. 드롭박스는 가장 유명한 클라우드 스토리지다. 파일을 실수로 삭제해도 서버에 이력이 남아 복구가 가능하기 중요한 문서도 안심하고 저장할 수 있다.
원드라이브는 윈도 사용자에게 기본으로 제공되는 클라우드 스토리지다. 윈도에 최적화된 툴로써 리소스 점유율이 낮아 윈도 사용자에게는 최적의 솔루션이다. 대강 원격근무에 필요한 몇 가지 서비스들을 살펴봤다. 하지만 이러한 솔루션을 갖추더라도 원격근무가 쉬운 것은 아니다. 집에서 업무를 보다 보면 아이들이 방해가 될 수도 있고 생활과 일의 경계가 무너질 수 있다.
따라서 재택근무의 효율을 높일 수 있는 다양한 방법을 연구할 필요가 있다. 코로나19와 같은 사태가 앞으로 또 일어날지 아니면 이번이 유독 심한지는 아무도 알 수 없다. 그러나 이런 위기 상황에서도 업무 효율을 높인 기업이나 개인에게는 경쟁자들보다 더 빨리 성장할 수 있는 기회이기도 하다. 무사히 위기를 넘기고 다음 호 <아레나>에서 또 뵙기를 기원한다.
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